Murphyn käsikirja tapahtumajärjestäjälle
Kirjoittaja Storm1 
Kirjoittaja
Viesti
avatar

Storm1

RY:n jäsen

:: Lainaa ::
Aihe: Murphyn käsikirja tapahtumajärjestäjälle - 01/11/2016 22:47
Murphyn käsikirja tapahtumajärjestäjälle
(Palikkapamaus 2016)

1. Saa idea...
vaihe on helppo ja nopea toteuttaa

2. Selvitä alustavasti edellytykset tapahtumalle (näytteille asettajat tms, tilat, ajankohta, tarvikkeet, työvoima, sekä takataskun tilanne!)

Kyselyt väh. puoli vuotta ennen, muuten jokin tökkii. (tökkii siltikin) Huomioi muut tapahtumat. Myös muut alueella olevat eri aiheen tapahtumat.

3. Kun järjestäjien puoli, tilat, ajankohta yms. on sovittu suullisesti aloita byrokratia.

Varaa tila ja anna tieto kaikille lukitusta ajankohdasta.
Selvitä tilan pelastussuunnitelman tilanne. Mikäli tilalla tai alueella ei suunnitelmaa ole tai tilaa käytetään tavalla, johon ei ole olemassa olevaa pelastussuunnitelmaa (jäähallin kaukalon sisäpuoli yleisölle), laadi kyseinen monisivuinen kapistus ja toimita se pelastusviranomaisille hyväksyttäväksi. (tarvitset sitä myöhemmin poliisilla) Huomioi että
myös kulkuyhteydet/liikenteen ohjaus alueelle voivat kuulua tähän.

Hanki vastuu vakuutukset (halpa), järjestysmiehet (huomioi tauot) yms.

Täytä valmiiksi ilmoitus yleisötapahtuman järjestämisestä poliisille. huom. poliisien loma-aikoina ei välttämättä ole varahenkilöä... (kokemuksella)

Mikäli elintarvike myyntiä-> lisää byrokratiaa...

4. Yritä varmistaa alueeltasi palveluiden saatavuus

Selvitä majoitukset ja totea edullisimpien majoitus vaihtoehtojen menneen kuukausi sitten ja kaiva muita vaihtoehtoja esille...
Ota yhteyttä (tai ainakin yritä ottaa) alueen ruoka ja kahvi paikkoihin. Totea jonkin osa-alueen riittämättömyys kuitenkin tapahtumapäivinä
Huomioi pysäköintialueita.

5. Varaa tarvikkeet. (pöydät, pöytäliinat, kuljetuskalusto yms.)

ÄLÄ LUOTA MINKÄÄN SUJUVAN!
Tilaa pöydät toimitettuna ja hae ne kuitenkin edellisenä iltana itse... kiivaalla aikataululla hankitulla kuljetuskalustolla.
Tilaa pöytäliina kankaita vasta 2kk ennen ja kuule, että koko suomessa on 4 rullaa ja lisää tulee vasta 2 viikkoa tapahtuman jälkeen. Varaa rullat heti ja pyydä lasku sähköpostiin saadaksesi nopeammin maksetuksi ja rullat varmasti tulemaan. Totea yli viikon odottelun jälkeen saaneesi jonkun toisen laskun ja koita saada joku kiinni yrityksestä saadaksesi oikean laskun. Saa tarpeet luultavasti ajoissa.

Totea tressin hiukan hellittävän.

6. Selvitä lisää byrokratiaa

Lipunmyynnin kirjanpito, Kuitin antovelvollisuuden täyttäminen, jne. (puoli päivää puhelimessa verovirastoon...)
Hoida kaikki valmiiksi tätä varten.

7. Tapahtuman kolkutellessa

Markkinoi tapahtumaa enemmän, pistä some soimaan ja pommita lehtiä (totea useimpien lehtien toimittajien olevan lomalla valmistautumassa Pori Jazzeille) Kuulet kuitenkin tapahtumassa puolelta kävijöistä, etteivät olleet kuulleet tapahtumasta etukäteen vaikka paikalla ovatkin.
Varaa vaihtokassa mielellään yli viikkoa ennen (mieti jo aiemmin mahdollisuutta ja kannattavuutta korttimaksuun)
Totea useampien peruuttaneen tulonsa, vaikkakin hyvin ymmärrettävistä syistä.
Mene jo edellisenä iltana muuten vain käymään paikalla ja totea rankkasateen päässeen tiloihin avoimista savunpoistoluukuista, soittele tilavastaavalle ja yritä ratkaista ongelma (ole lähes valmis suljetulle osastolle...)
Pidä tapahtuma kaikista vastoin käymisistä huolimatta ja toivo ettei niitä tule enempää.

8. Ole iloinen mikäli tapahtuma tuli pidettyä ja olet edelleen suurin piirtein järjissäsi. Uskalla hiukan nauraa kommelluksille.

9. Todetkaa päässeenne plussalle, kunnes tulette sponsoroineeksi ala-asteen FLL-joukkueita robotein/pelikentin. Varaudu kuulemaan vaihtoehtoisista rahan käyttökohteista.

10. Totea saaneesi uusia kokemuksia, olevasi hiukan vinksahtanut ja yritä järjestää tapahtuma uudelleen keventyneestä lompakosta huolimatta, koska:

Lasten iloa ja riemua ei voi hinnoitella



Joten toivottavasti voimme toivottaa "tervetuloa Harjavaltaan" jälleen ensi kesänä...


Tarvikkeista:
-Kiekkokaukaloon mahtuu ainakin 250m 0.75m leveää pöytää liikunta vammaiset huomioivilla kulkutie leveyksillä.
-Edelliseen pöytämäärään menee kangasta 400-650m2 riippuen korkeudesta ja sijoituksesta.
-Tuoleja useita kymmeniä tai penkkejä kymmeniä metrejä.
-Teippiä josta ei jää liimaa jälkeensä. Meillä meni ainakin 6rll + Awis ehti käyttää omiaan.
-Sähköjohtoja. Useita keloja + haaroittimia.
-Varaa lippuja reilusti. Mikäli liput numeroituja kannallisia, niin kuitin anto velvoitteen voi täyttää eri lipputyyppien mukaisella määrällä leimasimia, joissa ladottuna tarvittavat tiedot.(Lipun hinta, lipputyyppi (tuote), päivämäärä, järjestäjän nimi, järjestäjän y-tunnus tai rek.nro. jne.)
-Kirjanpito: valmis a4 sivu per lippuvihko (kannat jää kiinni vihkoon) rastiruutuun periaatteella Lipunhinta/luokka+päivämäärä. (on nopea käyttää)
-Mikäli vain käteismaksu, siitä ilmoitus jo ovella ja mainoksissa (silti monet tyrkyttävät korttia)
-Älä koske plakaatteja paljon. (asian ilmaiseva kuva parempi kuin teksti ja isommissa kaupungeissa enemmän plakaatteja)
-Aita tarpeita kaukalossa oli n.100m, tolppia n.50kpl painoja n.250-300kg. Tolpat vaativat painoa (isommissa kaupungeissa enemmän) pysyäkseen paikoillaan ja pystyssä.
-Rullakoita tai muita tavaran kuljettamiseen.


Kaikki oikeudet virheisiin ja erheisiin pidätetään pitkän työpäivän, kellon ajan ja pitkän viikonlopun Legonlandissa lasten perässä juosseen uupumuksen perusteella.

Suuret kiitokset vielä kerran kaikille kesällä osallistuneille ja hengessä mukana olleille.
Ja mikäli tämä nyt kuului muualle niin suapi siirtää.

"Isona haluan techninööriksi"
avatar

JK

Admin

RY:n jäsen

:: Lainaa ::
Aihe: Re: Murphyn käsikirja tapahtumajärjestäjälle - 02/11/2016 10:27
Mainio kirjoitus joka avaa tapahtumajärjestäjän tuskaa tavallisille harrastajille toimivasti.



Foorumin Admin, Palikkatakomon perustajajäsen, AFOL-rakentaja, animaattori.
HOViNET.com ¤ Stopping the Motion since 2002 ¤ YouTube


avatar

ptLeskinen

RY:n jäsen

:: Lainaa ::
Aihe: Re: Murphyn käsikirja tapahtumajärjestäjälle - 03/11/2016 22:26
Oikein onnistunut kuvaus, onnittelut selviämisestä. Itse olen alalla ollut jo kohta kymmenen vuotta ja voin yhtyä tähän tutkimuksen tulokseen:

CareerCast-sivuston mukaan stressaavimpien ammattien listalla on muun muassa poliisin, tapahtumajärjestäjän ja palomiehen ammatit. Sivuston stressitasoselvityksen mukaan stressaavimmat ammatit ovat tällä hetkellä seuraavat:

1) Värvätty sotilas: stressitaso 84,61
2) Palomies: stressitaso 60,26
3) Lentäjä: stressitaso 59,58
4) Armeijan kenraali: stressitaso 55,17
5) Poliisi: stressitaso 53,63
6) Tapahtumajärjestäjä: stressitaso 49,85
7) PR-päällikkö, stressitaso 47,56
8) Yrityksen vanhempi toimitusjohtaja: stressitaso 47,41
9) Lehtivalokuvaaja: stressitaso 47,09
10) Taksikuski: stressitaso 46,25


Vain rekisteröityneet käyttäjät voivat kirjoittaa tähän foorumiin.

Klikkaa tähän kirjautuaksesi sisään